Mødebooking i B2B handler om at skabe relevante samtaler med virksomheder, hvor der er et realistisk grundlag for en salgsdialog. Kvaliteten af de bookede møder afhænger derfor i høj grad af arbejdet, der bliver gjort før kalenderinvitationen bliver sendt.
I denne artikel ser vi på, hvordan du arbejder mere systematisk med målgruppe, kontakt og kvalificering, så mødebookingen skaber flere relevante salgsmøder og giver salgsorganisationen et bedre udgangspunkt for at føre muligheder videre gennem salgsprocessen.
Kvalificeret mødebooking starter med det rigtige mål
Antallet af bookede møder fortæller kun en del af historien. En mødebooker kan fylde kalenderen, men værdien opstår først, når møderne er relevante for den efterfølgende salgsproces.
Et kvalificeret salgsmøde bør som udgangspunkt være med en virksomhed, der passer til jeres målgruppe, og med en person, der har en relevant rolle i forhold til den løsning, I sælger. Samtidig skal der være en forretningsmæssig anledning til at tage dialogen videre. Her bliver leadkvalificering en vigtig del af mødebookingen. Jo bedre kriterier I har for, hvornår et lead er værd at booke et møde med, desto lettere bliver det at prioritere tiden i salgsorganisationen.
Det giver også et mere retvisende billede af mødebookingens effekt. Ti relevante møder kan have langt større værdi end en kalender med aftaler, som salgsansvarlige efterfølgende vurderer som irrelevante.
Vælg virksomhederne, før du vælger budskabet
God mødebooking begynder med en klar forståelse af, hvilke virksomheder der passer til jeres løsning. En ICP – Ideal Customer Profile hjælper med at beskrive den type virksomhed, hvor sandsynligheden for et godt match er størst. Her kan I blandt andet se på:
- branche og marked
- virksomhedens størrelse
- forretningsmodel
- konkrete forhold, der kan skabe behov for jeres løsning
Når målgruppen er tydelig, bliver det lettere at prioritere virksomheder og tilpasse kontakten. Her kan kundesegmentering bruges til at opdele markedet efter kriterier, som har betydning for salgsarbejdet.
Kvaliteten af kontaktdata betyder også meget. Data enrichment kan supplere eksisterende virksomhedsdata med information, der gør researchen mere præcis og hjælper sælgeren med at finde den relevante indgang til virksomheden.
Hvis salgsindsatsen retter sig mod et mindre antal virksomheder med høj potentiel værdi, kan Account based marketing være relevant. Her arbejder salg og marketing målrettet med konkrete virksomheder frem for en bred liste af kontakter.
Dit budskab skal give modtageren en grund til at fortsætte samtalen
En beslutningstager bliver sjældent interesseret, fordi en sælger fortæller længe om virksomheden eller løsningen. Interessen opstår, når henvendelsen forbindes med noget, der er relevant for modtagerens situation.
Derfor bør budskabet tage udgangspunkt i et problem, en mulighed eller en forandring, som virksomheden kan genkende. Sælgeren skal hurtigt kunne forklare, hvorfor kontakten er relevant, og derefter skabe plads til dialog. Et godt åbningsbudskab kan eksempelvis forbinde modtagerens situation, en konkret forretningsmæssig konsekvens og grunden til, at en samtale giver mening.
Budskabet behøver ikke indeholde hele salgshistorien. Formålet med den første kontakt er at finde ud af, om der er grundlag for at fortsætte dialogen. Det kræver forberedelse og forståelse for den virksomhed, man kontakter.
Vælg kanaler ud fra målgruppen
B2B-mødebooking foregår ofte på tværs af telefon, e-mail og LinkedIn. Den rigtige kombination afhænger af målgruppen og den type løsning, virksomheden sælger. Telefonen giver mulighed for en direkte dialog og gør det hurtigt tydeligt, om emnet er relevant. E-mail outreach kan skabe genkendelse før et opkald eller bruges til en konkret opfølgning efter en samtale.
LinkedIn kan samtidig give værdifuld kontekst om virksomheden og personen, inden kontakten tages. I en struktureret outbound salgsindsats bør kanalerne understøtte hinanden. Det gør det lettere at skabe kontinuitet i kontakten og følge op på en måde, som giver mening for den enkelte modtager.
Åbn samtalen med relevans og nysgerrighed
De første sekunder af en samtale har stor betydning. Modtageren skal hurtigt forstå, hvem der ringer, og hvorfor henvendelsen kan være relevant. En kort introduktion fungerer ofte bedre end en lang præsentation. Herefter kan et konkret spørgsmål åbne dialogen og give sælgeren mulighed for at forstå virksomhedens nuværende situation.
Her er aktiv lytning en central salgskompetence. Sælgeren skal høre efter, følge op på det, der bliver sagt, og justere samtalen ud fra svarene. Når samtalen udvikler sig naturligt, bliver det samtidig lettere at vurdere, om et møde vil være relevant. Mødebookeren får mere information at give videre, og den kommende sælger kan gå ind til mødet med et bedre udgangspunkt.
Kvalificér samtalen, før mødet bliver booket
Et møde bør bookes på baggrund af konkrete oplysninger fra samtalen. Hvor omfattende kvalificeringen skal være, afhænger af løsningen og længden på salgsprocessen. En praktisk kvalificering kan tage udgangspunkt i fire spørgsmål:
- Passer virksomheden til målgruppen? Vurder, om virksomheden matcher de kriterier, I på forhånd har defineret.
- Er emnet relevant lige nu? Find ud af, om virksomheden oplever et problem eller arbejder med et område, som jeres løsning kan være relevant for.
- Er personen tæt nok på beslutningen? Afklar personens rolle og hvem der ellers bliver involveret, hvis dialogen går videre.
- Er et møde et naturligt næste skridt? Der bør være en konkret grund til at bruge mere tid på dialogen.
En model som BANT kan bruges som ramme for kvalificeringen, især når salgsorganisationen har behov for fælles kriterier. Modellen fungerer bedst som støtte til samtalen frem for som et spørgeskema, der skal gennemgås mekanisk.
Ved længere og mere komplekse salgsprocesser kan kvalificeringen fortsætte efter det første møde. Mødebookerens opgave er at indsamle nok information til at vurdere, om salgsteamet bør investere næste del af processen.
CRM gør mødebooking til en proces, der kan følges
Mødebooking bliver vanskelig at styre, hvis aktiviteter og aftaler ligger i personlige noter eller forskellige regneark. Et CRM-system samler arbejdet og gør det lettere at følge salgsaktiviteterne. Her kan teamet blandt andet se:
- hvilke virksomheder der er blevet kontaktet
- hvad der blev talt om i den seneste dialog
- hvornår næste aktivitet skal ske
- hvem der har ansvaret for opfølgningen
Med eksempelvis Pipedrive CRM kan aktiviteter struktureres, så både mødebookere og sælgere arbejder ud fra samme information. Det reducerer risikoen for tabte opfølgninger og gør overleveringen mellem medarbejdere mere enkel.
Når et kvalificeret møde udvikler sig til en reel salgsmulighed, bør det samtidig placeres korrekt i virksomhedens pipeline. På den måde kan ledelsen følge sammenhængen mellem mødebooking og nye salgsmuligheder.
CRM-data giver desuden et grundlag for at forbedre indsatsen. Hvis bestemte segmenter konsekvent skaber bedre dialoger, kan salgsorganisationen justere prioriteringen på baggrund af konkrete resultater.
De mest almindelige årsager til lav mødekvalitet
Lav mødekvalitet skyldes ofte manglende præcision i arbejdet før og omkring bookingen. Typiske årsager er:
- En for bred målgruppe: Når næsten enhver virksomhed kan komme på kontaktlisten, bliver budskabet ofte generelt, og kvalificeringen bliver vanskeligere.
- Manglende research: Mødebookeren risikerer at kontakte den forkerte person eller indlede samtalen med et emne, der har begrænset relevans.
- Mødet bookes for tidligt: Et ja til en kalenderinvitation siger i sig selv meget lidt om potentialet. Et par relevante spørgsmål før bookingen giver salgsteamet et bedre grundlag for den videre dialog.
- Utilstrækkelig overlevering: Hvis sælgeren kun modtager et navn og et mødetidspunkt, går vigtig information fra den første dialog tabt. CRM og faste arbejdsgange gør det lettere at bevare konteksten.
Når virksomheder arbejder systematisk med disse områder, bliver det lettere at hæve kvaliteten af de bookede møder og give sælgerne et bedre udgangspunkt for den videre salgsproces.
Hvornår giver ekstern mødebooking mening?
Ekstern mødebooking kan være relevant, når virksomheden har behov for mere systematik i salgsarbejdet eller ønsker at øge aktiviteten uden først at opbygge hele processen internt. Det gælder blandt andet, når:
- Der mangler tid til den løbende kontakt med markedet: Den interne salgsorganisation har fokus på eksisterende kunder, tilbud eller igangværende salgsmuligheder og får derfor ikke fulgt konsekvent op på nye potentielle kunder.
- Der mangler en fast salgsstruktur: Virksomheden har en relevant målgruppe, men mangler en gennemarbejdet proces for kontakt, kvalificering og opfølgning.
- Salgsaktiviteten skal øges: En ekstern samarbejdspartner kan tilføre kapacitet og sikre, at flere relevante virksomheder bliver kontaktet som en fast del af salgsarbejdet.
- Løsningen kræver kvalificerede dialoger: Ved komplekse produkter eller ydelser skal mødebookeren kunne sætte sig ind i kundens forretning, stille relevante spørgsmål og dokumentere dialogen ordentligt.
Nordic Sales Force arbejder med mødebooking som en integreret del af kundens salgsindsats. Arbejdet kobles til målgruppe, kvalificering, CRM og den videre salgsproces, så de bookede møder passer ind i resten af salgsarbejdet.
Mødebooking bliver bedre, når hele salgsprocessen hænger sammen
Kvalificeret mødebooking kræver klare kriterier for, hvem virksomheden vil tale med, en relevant dialog og systematisk opfølgning. Når de dele hænger sammen, bliver kalenderen fyldt med samtaler, som salgsteamet har et reelt grundlag for at arbejde videre med.
Det giver samtidig bedre læring fra markedet. Salgsorganisationen kan se, hvilke virksomheder der reagerer, hvilke problemstillinger der skaber dialog, og hvor salgsprocessen kan justeres. Målet er flere relevante kundedialoger, hvor både mødebooker og sælger ved, hvorfor mødet finder sted. Det skaber en mere gennemarbejdet salgsindsats og gør det lettere at føre de rigtige muligheder videre gennem salgsprocessen.