Outbound mødebooking giver servicevirksomheder mulighed for selv at skabe kontakt til de virksomheder, der passer bedst til deres ydelser. En målrettet indsats kan skabe flere kvalificerede leads og salgsmøder uden at være afhængig af, at potentielle kunder selv tager kontakt.
I denne artikel ser vi på, hvordan servicevirksomheder kan arbejde struktureret med outbound mødebooking fra valg af målgruppe og kontaktpersoner til kvalificering, opfølgning og overlevering til salg. Fokus er på at skabe relevante kundedialoger med virksomheder, der matcher den kundeprofil, I ønsker at arbejde med.
Hvorfor outbound mødebooking er relevant for servicevirksomheder
Mange servicevirksomheder sælger ydelser, som kræver en samtale, før kunden kan vurdere, om samarbejdet er relevant. Behovet kan være komplekst, og løsningen skal ofte tilpasses virksomhedens situation.
Her kan outbound salg give virksomheden mere kontrol over, hvilke potentielle kunder der bliver kontaktet. Salgsorganisationen kan prioritere udvalgte virksomheder frem for at vente på indgående henvendelser.
Det er især relevant, hvis virksomheden har kapacitet til flere kunder, men mangler en stabil tilgang af nye salgsmuligheder. Outbound mødebooking kan blandt andet hjælpe med at:
- skabe løbende kontakt til relevante virksomheder
- åbne dialoger i nye brancher eller segmenter
- øge aktiviteten omkring bestemte ydelser
- skabe flere muligheder til virksomhedens pipeline
- give markedserfaring direkte fra potentielle kunder
Effekten afhænger dog af kvaliteten i målretningen. Jo mere præcist virksomheden ved, hvem den ønsker at tale med, desto bedre bliver udgangspunktet for mødebookingen.
Start outbound mødebooking med en præcis ICP
Hvis målgruppen beskrives som eksempelvis "SMV'er" eller "danske B2B-virksomheder", er den sjældent præcis nok til effektiv mødebooking.
En ICP – Ideal Customer Profile beskriver de virksomheder, der passer bedst til jeres ydelse. For en servicevirksomhed bør profilen tage udgangspunkt i de forhold, der faktisk påvirker behovet for jeres hjælp. Det kan være:
- Branche: Hvilke typer virksomheder oplever typisk det problem, I løser?
- Virksomhedsstørrelse: Hvornår bliver behovet stort nok til, at jeres ydelse er relevant?
- Organisation: Har virksomheden allerede interne ressourcer på området?
- Situation: Findes der konkrete ændringer, som kan skabe et aktuelt behov?
- Tidligere kunder: Hvilke eksisterende kunder har givet de bedste og mest holdbare samarbejder?
En præcis ICP gør det lettere at vælge virksomheder, prioritere salgsindsatsen og formulere en relevant indgang til dialogen. Den giver samtidig mødebookeren bedre kriterier for at vurdere, hvornår en virksomhed bør arbejdes videre med.
Find den situation, der gør jeres service relevant
Servicevirksomheder sælger ofte ekspertise, ressourcer eller hjælp til en opgave, kunden ikke ønsker eller har mulighed for at løse internt. Derfor bør outbound mødebooking tage udgangspunkt i situationer, hvor behovet typisk opstår.
Et konsulenthus kan eksempelvis være relevant, når en virksomhed skal gennemføre en større forandring. En ekstern salgsorganisation kan være relevant, når virksomheden ønsker flere kunder, men mangler kapacitet eller struktur til at drive salgsarbejdet internt.
Mødebookeren bør derfor kende de signaler, der kan indikere et behov. Research kan blandt andet handle om:
- nye medarbejdere eller ændringer i organisationen
- ekspansion til nye markeder
- ændrede forretningsområder
- vækst eller øget aktivitetsniveau
- manglende interne kompetencer på det område, I løser
Vælg de rigtige personer i virksomheden
Den rigtige virksomhed er kun halvdelen af målretningen. Outbound mødebooking kræver også, at I finder personer, som har en naturlig interesse i det område, jeres ydelse påvirker.
I mindre servicevirksomheder kan det være ejerlederen eller direktøren. I større organisationer kan den relevante kontakt sidde i salg, marketing, HR, økonomi eller en anden specialfunktion afhængigt af ydelsen. Mødebookeren bør forstå:
- hvem der oplever problemet i hverdagen
- hvem der har ansvar for området
- hvem der kan tage initiativ til en ændring
- hvilke andre personer der typisk bliver involveret i beslutningen
Ved mere komplekse B2B-salg vil én person sjældent stå for hele beslutningen. Den første kontakt skal derfor også hjælpe sælgeren med at forstå, hvordan virksomheden normalt træffer denne type beslutninger.
Budskabet skal tage udgangspunkt i kundens situation
En generel præsentation af virksomheden giver sjældent et godt udgangspunkt for outbound mødebooking. Modtageren skal hurtigt kunne se, hvorfor samtalen kan være relevant. Budskabet bør bygge på virksomhedens value proposition og oversætte den til den konkrete målgruppe.
Hvis I eksempelvis hjælper B2B-virksomheder med salg, er det mere relevant at tale om udfordringen med at skabe en stabil tilgang af nye kundedialoger end at gennemgå alle jeres ydelser. Et godt åbningsbudskab kan bygges op omkring:
- hvorfor netop denne type virksomhed er relevant at kontakte
- hvilken situation eller udfordring I ofte ser hos lignende virksomheder
- et spørgsmål, der åbner for dialog om deres nuværende situation
- en naturlig invitation til at undersøge emnet nærmere
Mødebookeren skal have plads til at tilpasse dialogen efter modtagerens svar. Det skaber bedre kvalitet end at følge et manuskript ord for ord.
Brug telefon og e-mail som en samlet kontaktproces
Outbound mødebooking kræver ofte flere kontaktforsøg. Beslutningstagere har travle kalendere, og manglende svar på første henvendelse betyder ikke nødvendigvis manglende interesse.
Telefonen gør det muligt at få en direkte dialog og hurtigt afklare relevansen. E-mail outreach kan bruges til at skabe genkendelse eller følge op med konkret information efter et opkald. En enkel kontaktsekvens kan eksempelvis bestå af:
- et første telefonisk kontaktforsøg
- en kort og relevant e-mail
- et nyt opkald på et andet tidspunkt
- opfølgning på tidligere dialog
- afslutning af sekvensen, hvis timingen fortsat ikke er relevant
Antallet af kontaktforsøg bør tilpasses målgruppen og de erfaringer, virksomheden får undervejs. Det vigtigste er, at opfølgningen sker systematisk, så relevante virksomheder ikke forsvinder fra salgsarbejdet efter ét ubesvaret opkald.
Kvalificér leadet før mødet bliver sendt videre
Et booket møde har størst værdi, når sælgeren ved, hvorfor dialogen skal fortsætte. Leadkvalificering bør derfor være en integreret del af outbound mødebooking. Mødebookeren behøver ikke gennemføre hele behovsafdækningen, men skal få nok information til at vurdere potentialet. Det er relevant at afklare om:
- virksomheden passer til jeres ICP
- der findes et behov, en udfordring eller en relevant situation
- den kontaktede person har en relevant rolle
- virksomheden ønsker at undersøge området nærmere
- et salgsmøde giver mening som næste skridt
CRM giver struktur på outbound mødebooking
Når virksomheden arbejder systematisk med outbound, vokser mængden af kontakter og opfølgninger hurtigt. Derfor bør processen være samlet i CRM. Med eksempelvis Pipedrive CRM kan mødebookere og sælgere arbejde ud fra den samme information.
CRM bør blandt andet gøre det muligt at følge:
- hvilke virksomheder der er i målgruppen
- hvilke personer der er blevet kontaktet
- hvad der kom frem i den seneste samtale
- hvornår næste kontakt skal ske
- hvilke møder der har udviklet sig til salgsmuligheder
Når et lead bliver kvalificeret, kan det føres videre til virksomhedens pipeline. Her kan salgsteamet følge den videre proces fra første møde til en konkret beslutning.
Data fra CRM gør det samtidig muligt at lære af indsatsen. Hvis bestemte brancher eller virksomhedstyper konsekvent skaber bedre salgsmuligheder, kan målretningen justeres.
Mål kvaliteten af jeres outbound mødebooking
Antallet af bookede møder bør ikke stå alene som mål for indsatsen. En servicevirksomhed bør følge hele bevægelsen fra kontakt til kvalificeret salgsmulighed. Det giver et bedre billede af, om mødebookingen bidrager til salgsarbejdet. Relevante målepunkter kan være:
- antal kontaktede virksomheder i ICP
- antal reelle samtaler
- andel af samtaler, der bliver til møder
- andel af bookede møder, der gennemføres
- andel af møder, der bliver til salgsmuligheder
- udviklingen i de salgsmuligheder, som mødebookingen skaber
Hvornår giver ekstern outbound mødebooking mening?
For servicevirksomheder bliver salgsarbejdet ofte udført af ejerledere eller medarbejdere, som også har ansvar for leverancer og eksisterende kunder. Det kan gøre den løbende mødebooking vanskelig at prioritere. Ekstern mødebooking kan være relevant, når virksomheden:
- har en tydelig ydelse og målgruppe
- ønsker flere relevante salgsmøder
- mangler kapacitet til konsekvent outbound aktivitet
- har behov for en mere struktureret salgsproces
- ønsker løbende dokumentation og opfølgning i CRM
En ekstern samarbejdspartner bør kunne arbejde som en del af virksomhedens salgsorganisation og forstå både målgruppen og den ydelse, der bliver repræsenteret.
For servicevirksomheder er kvaliteten i dialogen særlig vigtig. Mødebookeren repræsenterer virksomheden allerede ved den første kontakt og påvirker dermed den potentielle kundes første oplevelse af samarbejdet.